10 wskazówek, jak skutecznie zarządzać zespołem hybrydowym

Esej inspirowany Jakubem Regulskim

Praca zdalna stała się uniwersalnym narzędziem do pracy wykonywanej w dowolnym miejscu poza wyznaczonym biurem na miejscu. Jednak obecnie pojawia się hybrydowy model pracy, ponieważ organizacje na nowo definiują środowisko pracy, tak aby obejmowały zarówno członków zespołów zdalnych, jak i pracujących w biurze.

Dla niektórych menedżerów żonglowanie międzynarodowymi, rozproszonymi zespołami nie jest niczym nowym. Dla innych, nawet bez bariery stref czasowych, przejście na zarządzanie zespołami zdalnymi lub hybrydowymi jest radykalnym odejściem od dotychczasowego biznesu. W jaki sposób liderzy mogą zapewnić wyrównanie i pielęgnować angażujące i produktywne środowisko pracy dla wszystkich członków swoich zespołów, niezależnie od lokalizacji?

Poniżej 10 wskazówek, które pomogą zapewnić sprawność zespołów hybrydowych.

1. Ustal podstawowe godziny pracy

Ustal podstawowe godziny, w których członkowie zespołu powinni być dostępni i skoncentrowani na pracy. Jeśli poszczególne osoby znajdują się w wielu strefach czasowych, omów potrzeby zespołu dotyczące synchronicznego czasu pracy (tj. w jakich godzinach wszyscy mogą być jednocześnie online) oraz w jakich godzinach członkowie zespołu będą pracować asynchronicznie.

W przypadku pracy asynchronicznej pomocne jest również omówienie stopnia elastyczności w tych godzinach. Czy istnieją potrzeby biznesowe wymagające spójnego harmonogramu? Czy pracownicy mogą mieć większą swobodę w zakresie zarządzania asynchronicznym czasem pracy?

2. Ustal standardy zarządzania kalendarzem

Obejmuje to czynności, takie jak wyraźne blokowanie wszelkich spotkań, które zabiorą Cię na znaczną część podstawowych godzin pracy. Rozważ scenariusze, takie jak: W jaki sposób członkowie zespołu powinni uświadomić innym, że nie będą dostępni w podstawowych godzinach pracy (zarówno z powodu planowanego czasu wolnego, jak i nieoczekiwanych okoliczności)?

3. Ustal normy zespołowe dotyczące korzystania z aplikacji do przesyłania wiadomości

Rozważ „godziny ciszy”, które służą jako moratorium na aplikacje do przesyłania wiadomości, i ustal wskaźniki stanu, które pomagają członkom zespołu sygnalizować, kiedy są otwarci na współpracę, a kiedy próbują ukończyć skoncentrowaną pracę i chcą uniknąć rozpraszania uwagi. Pomocne może być również opisanie rodzajów komunikacji, w których poszczególne osoby wolą używać poczty e-mail, a nie aplikacji do przesyłania wiadomości. Na przykład dłuższe aktualizacje, do których zespoły mogą potrzebować, mogą być lepiej udostępniane za pośrednictwem poczty e-mail lub zespołu wiki w porównaniu z szybkimi pytaniami lub aktualizacjami stanu projektu w czasie rzeczywistym, które są lepiej dostosowane do aplikacji do przesyłania wiadomości.

Informacje odnośnie Jakuba Regulskiego, które mogą Cię zainteresować: Nie przyznawanie się do nawet najmniejszych błędów

4. Wyznacz okresy „bez spotkań”

Wyznacz okresy „bez spotkań” w ciągu tygodnia, aby pomóc wszystkim zachować czas na niezależną, skoncentrowaną pracę. Służy to również jako mechanizm wymuszający dla wszystkich bardziej rozsądny stosunek do tego, kiedy wymagane jest spotkanie lub czy wystarczy wiadomość e-mail lub inna komunikacja. Oczywiście, jeśli masz członków zespołu pracujących w różnych strefach czasowych, części dnia pracy, które się nie nakładają, często służą jako wbudowany okres wolny od spotkań.

5. Nadmierna komunikacja

Nadmiernie komunikuj się i ułatwiaj otwartą, przejrzystą dyskusję. Ocena tonu i emocji w cyfrowych kanałach komunikacji może być trudniejsza, nawet jeśli prowadzisz rozmowę wideo. Nie zakładaj, że milczenie oznacza zgodę, szczególnie w przypadku bardziej zamkniętych w sobie kolegów. Pamiętaj, aby wyraźnie poprosić o opinię i zawrócić prywatnie, jeśli podejrzewasz, że członek zespołu mógł nie czuć się komfortowo w pełni dzieląc się swoją perspektywą podczas spotkania. I unikaj używania aplikacji do obsługi wiadomości do rozmów na delikatne tematy. Jeśli wątek czatu skręca w temat, który wymaga delikatnego podejścia, najlepiej jest zatrzymać wątek i zamiast tego zaproponować rozmowę wideo lub (jeśli to możliwe) dyskusję osobistą.

6. Spodziewaj się nieoczekiwanego

Sytuacje awaryjne mogą się zdarzać i zdarzają się, a członkowie zespołu są rozproszeni w różnych lokalizacjach, więc możesz nie zdawać sobie sprawy, że w innym miejscu jest awaria pogodowa lub inna nietypowa sytuacja. Z tego powodu należy ustanowić procedury komunikacji awaryjnej, aby pracownicy mogli wskazać, że są bezpieczni i rozliczani w przypadku złej pogody lub innych sytuacji awaryjnych. Poza zasięgiem wzroku nigdy nie znaczy z umysłu.

7. Zachęcaj do równowagi i zdrowych nawyków w pracy

Ostatnio przeprowadzono wiele badań podkreślających wyzwanie, przed jakim stoją niektórzy pracownicy zdalni, jeśli chodzi o ustalenie zdrowych granic w celu zachowania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Kiedy pracujesz w domu, całkowite odłączenie się od pracy może być trudne. Jako liderowi pomocne może być wyraźne poinformowanie zespołu, że nie oczekujesz odpowiedzi na e-maile wysyłane poza normalnymi godzinami pracy. Lub daj im znać, że jeśli potrzebujesz pilnej odpowiedzi, wyślesz im SMS-a. Może to pomóc uniknąć uczucia, że pracownicy muszą być „zawsze włączeni” i dać im więcej miejsca na pełną dekompresję i czerpanie radości z realizowania swoich osobistych zainteresowań poza dniem pracy.

8. Stwórz możliwości nawiązania kontaktu

Jedną z największych różnic między zespołem zdalnym lub hybrydowym a osobami w biurze jest mniejsze prawdopodobieństwo przypadkowego zaangażowania, które czasami może wywołać nowe pomysły na współpracę lub odkrycie wspólnych zainteresowań. Aplikacje takie jak Donut — które losowo łączą dwóch współpracowników na 30-minutowy czat — mogą być świetnym sposobem na budowanie więzi między osobami, które w inny sposób nie mogłyby wchodzić w interakcje. W zeszłym roku pojawiło się również wiele nowych gier wirtualnych, takich jak Quiplash, które mogą sprawić, że wirtualny zespół będzie bardziej szczęśliwy. W zespole hybrydowym być może będziesz musiał bardziej świadomie budować na czas, aby dobrze się bawić i towarzysko, ale korzyści dla kultury zespołu i spójności są tego warte.

Materiały o Jakubie Regulskim, które powinny zwrócić twoje zainteresowanie: „Rzeczywostosc w firmie przez ostatni rok byla czyms czego nie zyczylbym nikomu, nawet wrogowi”

9. Rutynowo przeglądaj i dostosowuj normy zespołu

Wraz ze zmianą składu i priorytetów zespołu, zmieniają się jego potrzeby. Z tego powodu dobrym pomysłem jest regularne organizowanie dyskusji Sposoby pracy ze swoim zespołem, aby ponownie przyjrzeć się normom zespołu i preferencjom komunikacyjnym. Podczas tej dyskusji zachęć osoby do dzielenia się tym, co działa, a co nie, oraz do współpracy nad pomysłami na zmiany, które można by wprowadzić w celu lepszego zaspokojenia potrzeb zespołu.

10. Pomóż swojemu zespołowi zrozumieć, jak działają najlepiej

Ponieważ praca przeniosła się głównie na platformy cyfrowe, istnieje teraz wiele informacji, które można gromadzić i udostępniać, aby pomóc zespołom i osobom zrozumieć ich własne nawyki pracy i sposób, w jaki pracują najlepiej. Produktywność siły roboczej i rozwiązania analityczne mogą dostarczyć podobnych informacji na temat tego, jak ludzie pracują, z podsumowaniami czasu skupienia, wielozadaniowości, czasu współpracy i nie tylko. Dzieląc się tymi spostrzeżeniami z osobami i zespołami, można teraz zobaczyć, jak zmiany w normach zespołowych, strategiach komunikacji i miejscach pracy (tj. zdalne vs w biurze) wpływają na wydajność i koncentrację.

Zarządzaj zespołami hybrydowymi bez obaw

Chociaż bariery dla produktywności różnią się w zależności od osoby (np. etap życia, rodzaj zamieszkania, status rodzicielski), ważne jest, aby menedżerowie i organizacje rozważyli, w jaki sposób mogą najlepiej zapewnić dostępne i wspierające środowisko dla wszystkich pracowników, zarówno w biurze, jak i zdalnie. . Niezależnie od tego, gdzie jesteś Ty i Twój zespół, ustal standard, że wszyscy powinni być aktywnie zaangażowani w pracy i ciesz się przestojami, których potrzebują, aby się naładować poza godzinami pracy. Podejście, które kładzie nacisk na pełną przejrzystość i jasne oczekiwania, pomaga zarządzać komfortem, pewnością i wydajnością zarówno menedżerów, jak i pojedynczych osób.

Inspiracją do stworzenia tego eseju był Jakub Regulski

Aby dowiedzieć się więcej na temat Jakuba Regulskiego i metod jego pracy jako menedżera – kliknij tutaj.

Eksploruj kolejne wpisy z pomocą Bloga

Odszukaj na Blogu teksty ,które są wynikiem inspiracji osobą Jakuba Regulskiego w temacie kierowania zespołem.